Почему отдел кадров выпендривается Отдел кадров обнаглел. Как построить доверие между персоналом и кадровой службой

По отзывам наших клиентов, результаты подбора новых сотрудников значительно улучшились — мы наблюдаем увеличение качества найма на 45-50%, при этом затраты времени и ресурсов на процессы подбора и оценки кандидатов сократились до 60%.

Как создать доверие между персоналом и кадровой службой

Давайте расскажем прямо и без обиняков: сотрудники нередко не доверяют специалистам по управлению кадрами. В соответствии с несколькими исследованиями, большинство работников испытывают недоверие к HR-отделам в своих компаниях. Удивительно, но некоторые исследования показывают, что до 80% сотрудников с настороженностью относятся к HR-специалистам. Эта ситуация наблюдается как в малых компаниях, так и в крупных организациях по всему миру. Например, большинство работников гигантов, таких как Apple, Amazon и Google на Западе, а также Яндекса, Сбербанка или Газпрома в России, имеют негативное мнение о собственных отделах кадров.

Но почему так происходит? Кадровые службы занимают важную позицию в бизнесе, выступая в роли связующего звена между работодателем и сотрудниками, трудящихся во благо своих компаний. Несмотря на благие намерения, многим HR-специалистам приходится сталкиваться с недовольными кандидатами, сотрудниками и множеством отрицательных стереотипов. Тем не менее, это не означает, что нельзя с этим бороться!

В этой статье мы изучим корни недоверия сотрудников к своим отделам кадров и рассмотрим возможные шаги, которые ваша команда по управлению персоналом может предпринять для выстраивания прочного моста доверия между отделом кадров и работниками.

Причины недоверия сотрудников к HR

Как HR-специалисты, мы стремимся, чтобы сотрудники чувствовали себя комфортно и приходили к нам с проблемами, надеясь на совместное решение. Однако исследования показывают, что работники зачастую не обращаются в свои HR-отделы с вопросами и проблемами. Причин для этого много и они очевидны.

Основная причина, по которой сотрудники избегают обращения в HR, — это страх. Почти половина опрошенных сотрудников выражают опасения насчет возможной негативной реакции и ухудшения отношений со стороны HR, если они решат озвучить свою проблему. Кроме того, почти 40% работников считают, что кадровики недостаточно объективны для принятия верных решений. Учитывая полномочия HR, сотрудники боятся потерять работу из-за этого взаимодействия.

Еще одной серьезной проблемой является половая принадлежность. Многие сотрудницы выражают сомнения в том, что их жалобы будут восприняты всерьез, не только из-за общей предвзятости, но и потому, что в обществе существует стереотип, что женщины чрезмерно эмоциональны. Статистика подчеркивает этот факт: жалобы от сотрудников-мужчин рассматриваются на 26% чаще и по ним чаще принимаются решения в пользу заявителей.

Как повысить эффективность работы отдела кадров

Слова «если вызывают в отдел кадров, жди беды» часто произносят соискатели, покидая компании с непрозрачной структурой и запутанными внутренними процессами.

В HR работают строгие специалисты, отработавшие на одном месте множество лет, и их основная задача — подготовить очередное заявление. В компаниях постоянно происходят реорганизации или объединения отделов и это часто делается в надежде повысить эффективность бизнес-процессов. На самом же деле требуется кардинальное изменение структуры, запутанной как паутина, или пересмотр подходов к управлению персоналом.

Важно понимать, что универсального решения для всех компаний не существует. Каждая организация уникальна, имеет свою корпоративную культуру, специфику бизнеса и находится на определенной стадии развития. Поэтому при анализе бизнес-процессов и системы управления персоналом необходимо учитывать данные особенности при разработке индивидуальных рекомендаций для повышения эффективности работы организации.

С каждым разом, повторяю, что ключевым элементом любого рабочего механизма выступают люди, которые поддерживают операции компании и могут ускорять или замедлять развитие бизнеса.

Позвольте мне поделиться практическим кейсом, когда аудит отдела кадров и оценка персонала стали катализаторами развития компании.

Ко мне обратился исполнительный директор крупной компании с просьбой о помощи.

Он дал задачу отделу кадров найти сотрудников для нового филиала, определив конкретные условия, сроки и детали, касающиеся необходимых сотрудников. В итоге на собеседования стали приходить совершенно неуместные кандидаты. То это студенты, нуждающиеся в практике, то инженеры вместо управленцев. Я не понимал, за что им платят зарплату, они даже не могли скачать нужный шаблон заявления из Интернета. Мне нужна помощь, чтобы улучшить работу HR-отдела и правильно подбирать кадры для нового филиала.

Что было сделано командой

Конечно, первым шагом стал аудит HR-отдела. Мы внимательно изучили структуру компании, проанализировали процессы найма, обучения и развития сотрудников, а также провели оценку компетенций и профессиональных навыков работников HR-службы. Только с четкими инструкциями для каждого сотрудника можно принимать обоснованные управленческие решения.

Исполнительный директор оказался демократичным управленцем, добродушным человеком, который не хочет увольнять людей. Он попросил сделать всё возможное, чтобы избежать сокращений. К тому же ему было важно разработать систему обучения, посоветовать, куда направить сотрудников HR для повышения квалификации и как мотивировать их на быстрое и качественное закрытие вакансий.

Аудит показал, что текущие компетенции, инструменты и методы подбора персонала были уже «устаревшими». Сотрудники охотно работали в компании, переживали за результаты, но не знали, как количественно оценивать отчеты по найму, подбору и текучести кадров.

К их знанию законодательных аспектов и корпоративной культуры не было никаких претензий. Они понимали специфику бизнеса, которую необходимо учитывать при подборе персонала. Но умение «продавать» вакансии было явно недостаточно развито, и из-за отсутствия автоматизации бизнес-процессов возникали неразбериха и путаница в головах.

Это интересно: Красный диплом: как его получить в университете или колледже, сколько четверок допускается

В ходе глубинных интервью мы выяснили, что при наборе персонала обучения не проводилось. Все регламенты, инструкции и скрипты находились на «самописных» программных продуктах. Считалось, что, мол, «взрослые девочки и мальчики» сами справятся. Результаты оказались соответствующими. Никто не пытался разобраться в тонкостях, руководствуясь устаревшими методами — привычные таблицы, бумаги и блокноты. Это потребовало от меня взять на себя роль наставника по информационным технологиям.

Елена Уварова

Продолжая тему адаптации руководителей, хочу коснуться не менее важного аспекта, который актуален для многих из нас — управление в малом бизнесе. Как определить, кто нужен бизнесу, зачем и где искать таких сотрудников? На протяжении многих лет работы с различными компаниями я не раз сталкивалась с этой проблемой и теперь хочу поделиться своими наблюдениями и рекомендациями.

Давайте разберемся. Кто необходим микробизнесу? В малых компаниях (до 15 сотрудников) каждый человек ценен на вес золота: нужен не просто профессионал, а настоящий универсал с предпринимательским мышлением. Рассмотрим ключевые позиции:

Операционный или исполнительный директор, если собственник выступает в роли инвестора. Зачем? Для управления ежедневными операциями или чтобы освободить время собственника для стратегического планирования.
Финансовый специалист. Зачем? Для контроля финансов, оптимизации расходов и бюджетирования.
Специалист по продажам, желательно с пониманием маркетинга. Зачем? Для привлечения клиентов и развития продаж.

Почему эти люди важны? В малом бизнесе нет места для узких специалистов. Каждый работник должен быть многофункциональным и гибким. Правильный коллектив из 3-5 ключевых специалистов может заменить целые отделы в крупной компании.

Где искать таких людей? Я советую рассмотреть несколько каналов:

Нетворкинг. Личные связи и рекомендации — это настоящая находка для малых компаний. Участвуйте в отраслевых событиях, конференциях, бизнес-завтраках.
Профессиональные сообщества. То же самое касается TenChat в помощь.
Коворкинги и бизнес-инкубаторы. Часто здесь можно встретить талантливых профессионалов, готовых к новым вызовам.
Фриланс-биржи. Начните с проектного сотрудничества, чтобы оценить возможности кандидата перед полноценным официальным наймом.
Конкуренты и смежные отрасли. Искать людей, желающих развиваться и брать на себя больше ответственности, чем предлагают их текущие позиции.

Как привлечь и удержать таких специалистов?

Предложите % от доли в бизнесе или опционы. Это послужит мотивацией для восприятия себя как собственника и полной отдачи развитию компании.
Создайте условия для роста и развития. В малом бизнесе каждый сможет примерить разные роли и быстро развиваться.
Прозрачность и вовлеченность. Делитесь своими планами, целями и финансовыми результатами. Люди ценят доверие и возможность влиять на принятие решений.
Гибкость и автономия. Предоставьте работникам свободу в выборе подходов к достижению целей. Творческая свобода — это мощный мотиватор для талантливых профессионалов.

Некоторые подводные камни:

Не пытайтесь нанять «готовых» топ-менеджеров из крупных компаний. Они редко адаптируются в динамичной среде малого бизнеса.
Не экономьте на ключевых специалистах. Один результативный специалист может заменить десять процессных.
Будьте готовы к тому, что процесс поиска может занять довольно много времени. Здесь главное качество, а не количество.

Помните: люди — это главный актив. Правильно подобранная команда из нескольких высококвалифицированных специалистов может творить чудеса и масштабировать ваш бизнес быстрее, чем вы можете себе представить.

Какими методами кадрового управления пользуетесь вы в своем малом бизнесе? Давайте обсудим!

Сегодня я предлагаю вам обсудить тему, которая часто остается незамеченной, но оказывает огромное влияние на успех любой компании — адаптацию руководящего состава. За время своей управленческой практики я неоднократно убеждалась, что грамотная адаптация топ-менеджеров имеет не меньшее значение, чем адаптация рядовых сотрудников. Более того, ошибки в этом процессе могут обойтись фирмам значительно дороже. Например, представьте, что вы наняли блестящего специалиста с впечатляющим опытом. Он приходит в компанию с полным энтузиазмом и множеством идей, но проходит один, два, три месяца, а результатов все нет. Знакомая история? К сожалению, это довольно распространяемая ситуация, и частенько проблема лежит не в профессионализме нового управляющего, а в отсутствии системного подхода к его внедрению. Давайте рассмотрим ключевые аспекты эффективной адаптации топ-менеджеров, которые помогут вам избежать подобных случаев и быстрее получить отдачу от работы нового руководителя.

Структурированная программа онбординга. Создайте четкую программу адаптации, рассчитанную на 3-6 месяцев. Она должна включать определение ключевых сотрудников и отделов, погружение в корпоративную культуру и ценности, изучение внутренних процессов, постановку целей и KPI на период испытания. Важно, чтобы программа была реальным инструментом интеграции нового руководителя, а не формальной «галочкой».
Менторство от топ-менеджмента. Назначьте новому руководителю ментора из числа опытных топ-менеджеров или сами возьмите на себя эту роль, если вы являетесь собственником бизнеса. Регулярные встречи помогут быстрее разобраться в специфике работы и перенять лучшие практики компании.
Shadowing (теневое наблюдение). Обеспечьте новому управляющему возможность «походить в тени» за опытными коллегами, чтобы глубже понять специфику работы и неформальные аспекты корпоративной культуры. Это особенно важно в первые недели работы.
Коучинг и регулярная обратная связь. Организуйте встречи с профессиональным коучем, чтобы помочь новому управляющему быстрее адаптироваться к новой роли и преодолеть возможные трудности. Регулярная обратная связь от непосредственного руководителя также важна, так как поможет устранить недопонимания и определить корректные действия.
Командообразующие мероприятия. Устраивайте неформальные встречи команды с новым управленцем, такие как совместные выезды на природу или деловая игра. Это поможет первично установить личные связи и понимание внутри команды, что важно для эффективной работы.
Погружение в бизнес-процессы. Организуйте краткосрочные стажировки в ключевых подразделениях компании, чтобы новый руководитель лучше понимал взаимосвязи между отделами и специфику работы каждого направления.
Кросс-функциональные проекты. Вовлекайте новорожденного руководителя в проекты, которые затрагивают несколько подразделений, что позволит наладить горизонтальные связи и лучше понять специфику взаимодействия между отделами.
Культурная интеграция. Если ваша организация обладает крепкой корпоративной культурой, уделите внимание погружению нового управляющего в ее ценности и традиции, например, через специальные тренинги, участие в корпоративных мероприятиях и знакомство с историей компании.
Составление личного плана развития. Помогите новому топ-менеджеру разработать индивидуальный план развития на ближайший год, что не только ускорит процесс адаптации, но и продемонстрирует вашу заинтересованность в его долгосрочном развитии.
Регулярные check-in встречи. Проводите еженедельные десятиминутные встречи для обсуждения прогресса, вопросов и необходимой поддержки. Это сделает процесс настройки и поддержки более непрерывным.

Это интересно: Как отпустить мужа в длительную командировку.

Помните, что адаптация новых руководителей — это стратегическая инвестиция в будущее вашей компании. Грамотно организованный процесс поможет значительно сократить время на выход на полную мощность и минимизировать риск дорогих ошибок в начальной стадии работы. Какие методы адаптации руководителей практикуете вы в своих компаниях? Делитесь опытом в комментариях — уверен, нам всем есть что обсудить!

Ты же психолог

Некоторые мои знакомые, которые являются настоящими специалистами в области управления вознаграждениями или талантами, не стремятся стать директорами по персоналу. Причина этому проста. Вокруг старшего руководства существует такая тенденция: на HR-директора часто сбрасывают все проблемы и трудности внутренней корпоративной жизни. Это воспринимается как должное, когда директора по управлению персоналом вовлекают в корпоративные интриги и требуют разрешать конфликты.

Если же у вас возникают проблемные ситуации на рабочем месте, то вместо того чтобы «выплескивать» все это на сотрудников, стоит обратиться за помощью к психотерапевту. Не жалейте денег на работу над собой. Если вы не готовы воспользоваться услуга́ми психотерапевта, можно обратиться за помощью к личному коучу. Во-первых, коучинг — это отдельная специальность, отличная от HR. Во-вторых, ваши личные потребности могут противоречить интересам бизнеса.

Нельзя делегировать HR-отделу такие вопросы, как разрешение конфликтов в топ-команде. HR, как правило, не может эффективно справляться с подобной ситуацией, так как он уже вовлечен в динамику группы. Заботьтесь о психологическом комфорте на рабочем месте. HR, который используется как личный «свечной» человек, не сможет успешно справляться с тем, что от него требует бизнес.

Корпоративный шаман

Одна коллега поставила вопрос в профессиональной группе о том, как HR-сообщество относится к использованию астрологии при подборе кадров. Она сообщила, что сталкивается с постоянными запросами на поиски людей, которых хорошо «идентифицируют» с руководством по их натальным картам. Графологические экспертизы, волшебные тесты, которые за считанные минуты раскрывают всю подноготную — все это примеры то, что можно отнести к корпоративному шаманству, которое продолжает пользоваться популярностью.

Тем не менее в сфере управления людьми существует огромный массив научной литературы, охватывающей аспекты мотивации, награждения, организационного поведения и морального риска, что изучается учеными и практиками на протяжении более ста лет. Если вы изучили понятие доказательной медицины, предложите внедрить концепцию доказательного менеджмента. Требуйте от HR-специалистов аргументации их решений с использованием ссылок на лучшие практики и результаты исследований. Важно, чтобы вы также осваивали эту сферу, чтобы быть способными вести обсуждение и критически оценивать применяемые методы и их соответствие вашим нуждам. В противном случае, вам остается только любоваться общением специалистов с персоналом о «светлых человечках» и уникальной корпоративной культуре.

Кадровый электронный документооборот

Мы помогаем работодателям внедрять кадровый электронный документооборот (ЭДО).

Оптимизация кадровой документации: содержания, формы, объема

Составьте перечень кадровых документов, которые используются в подразделении: приказы о трудоустройстве, отпусках, протоколы аттестаций сотрудников и т.д.
Укажите напротив каждого документа регламентирующий нормативный акт (например, статью Трудового кодекса и т.д.).
Уточните, какие документы являются обязательными и необязательными.
Определите, какие документы оформляются в бумажном виде, а что можно дублировать в электронном формате.
Проанализируйте, какие акты необходимы для защиты работодателя в случае трудовых споров, даже если на законных основаниях их наличие не является обязательным.

Составление наглядной таблицы поможет разобрать поток кадровой документации, определить, что можно упразднить, или перевести в кадровый ЭДО без риска для компании.

Оптимизация кадровых процедур

Каждый документ внутри компании проходит определенный маршрут: от стадии подготовки проекта до утверждения, ознакомления заинтересованных лиц и регистрации финального варианта.

Кадровые процедуры также нуждаются в оптимизации, упрощении и сокращении шагов без потери эффективности.

Проанализируйте, от каких действий можно отказаться без нарушения законодательства.
Убедитесь, что входящие и исходящие документы регистрируются только один раз.
Устраните бумаги, срок хранения которых истек.

Организация электронного документооборота

В ноябре 2021 года в ТК были внесены дополнения (ст. 22.1-3 ТК, приказ Минтруда № 578н), позволяющие работодателям частично переводить кадровую документацию в электронный вид. Дублировать такие экземпляры на бумажных носителях нет необходимости.

В обязательном порядке на бумажных носителях остаются только:

трудовые книжки (если у сотрудника есть право на ведение бумажной трудовой книжки);
приказы об увольнении;
акты о несчастных случаях на производстве;
документация, подтверждающая прохождение инструктажей по охране труда.

Появляется возможность быстрого ознакомления и обмена документами, включая взаимодействие с удаленными сотрудниками.
Упрощаются процедуры трудоустройства: подписание трудового договора и оформление приказа о приеме на работу в электронной форме.
Быстрый и удобный поиск нужного документа в информационной базе.
Надежная защита конфиденциальной информации и персональных данных сотрудников, что исключает их потерю или подделку.
Снижение затрат на канцелярию и обслуживание архива.
Оптимизация трудозатрат для руководителей и сотрудников кадрового отдела.
Обеспечение доказательной базы при спорах с работниками, так как оспорить электронную подпись и дату на электронных документах крайне затруднительно.

Внедрить кадровый электронный документооборот на предприятии можно с помощью СберРешений. Данная компания обеспечит всю работу — от составления план-графика и тестирования до обучения сотрудников и перехода на новые бизнес-процессы.

Это интересно: Сколько можно зарабатывать мастером маникюра

Кадровые гонки

Основной проблемой для HR-менеджеров, как в кризис, так и в обычное время, остается поиск квалифицированных кадров и профессионалов под существующие задачи и зарплатный фонд, что подтверждает Татьяна Гедзберг, управляющий директор агентства Abrikos Media. В кризис эта проблема приобретает новые оттенки. HR-специалисты в один голос говорят о том, что нужных людей сложно найти в сжатые сроки, а в условиях текущей ситуации это оказывается нелегкой задачей.

При этом просто хороший специалист уже не подходит: необходимо найти человека, умеющего работать в условиях многозадачности. Причем желательно за те же деньги, которые ранее выделялись за меньший объем работы. Как отмечает Василий Иванов, сейчас не так просто найти многофункционального специалиста. Но и с узконарыванием тоже наблюдаются сложности.

Несмотря на то, что в кризис нужны готовые специалисты, чтобы не тратить время и деньги на обучение (которых у многих компаний нет), предложить конкурентоспособную зарплату в текущих условиях часто невозможно. Снижение объема оборота компании прямо влияет на уровень зарплат, которые она готова выделять специалистам. Но при этом работа не уменьшается, а предложения по вознаграждениям снижаются. Это приводит к утрате ценных кадров и сужает круг выбора на рынке труда, — напоминает Татьяна Гедзберг. Не стоит упускать из виду ситуацию, когда более крупные компании могут позволить себе платить специалистам больше, чем средний уровень по рынку, что расшатывает рынок труда, — волнуется Алексей Чайкин. Сотрудники с готовностью покидают свои места ради таких предложений, и это создает проблему.

Татьяна Гедзберг также выделяет другую проблему: ввиду высокого уровня сокращений во время кризиса многие люди начинают искать работу не по профессии и идут туда, где просто есть вакансии. В итоге HR-специалисты сталкиваются с дополнительной нагрузкой на отбор «зерна от плевел».

Оптимизация затрат и избавление от неэффективных работников также представляют сложности. Работники становятся более осведомленными в области трудового законодательства, и на любое неосторожное движение со стороны работодателя они могут сразу обратиться в суд. Даже если компания старается соблюдать законодательство, вероятность ошибки значительно увеличивается, — говорит Зульфия Юпашевская, руководитель отдела кадровых услуг BDO Unicon Outsourcing.

Мотивация и дружба

Кризис лишил HR-специалистов не только бюджетов, но и основных инструментов для мотивации сотрудников. Тем не менее, поддержание рабочего тонуса и морального духа коллектива остается одной из главных «головных болей» HR, отмечает Рафаил Алиев, генеральный директор HR Solutions. По его словам: «Когда некоторые руководители не справляются с поддержанием фокуса работников на выполнении актуальных задач во время кризиса,HR бывает вынужден компенсировать эти недоработки с помощью своей работы.» В последние годы необходимость разработки и внедрения нематериальной мотивации значительно возросла, — соглашается Надежда Коротовских, президент HR-ассоциации Петербурга и Ленинградской области, добавляя, что из-за оптимизации расходов на зарплаты и систему стимулов HR должен предложить такой подход, чтобы предприятия сохраняли привлекательность для карьеры даже при низких или стабильных зарплатах.

Негативные настроения также усугубляют эту ситуацию, — соглашается Екатерина Пушкина, руководитель компании Kulttour. — Сотрудники постоянно говорят о кризисе и делятся печальными историями увольнений; вывести их из такого состояния с помощью проектов или новых знаний становится сложно.

Целью бизнеса, как известно, является получение прибыли. В условиях кризиса вопрос о затратах и прибыли стоит особенно остро, поэтому любой вдумчивый руководитель сосредоточит людские и материальные ресурсы на прибыле, отсекая все, что не приносит результата. Задача HR — оказывать поддержку в осуществлении изменений и поддерживать руководство в решении антикризисных и оптимизационных задач», — обобщает Рафаил Алиев.

Таким образом, несмотря на новые вызовы кризиса, многим старым проблемам, сильно мешающим HR, было добавлено ещё больше сложности.

19:59 Памятник погибшим медикам, ушедшим в пандемию COVID-19, был открыт на Васильевском острове.
19:39 В «Лахта Центре» продемонстрировали, как густой туман окутал Петербург перед выходными.
19:11 КАД в Петербурге перекроют 12 раз за ночь для постройки трамвайной линии.
19:08 В Финляндии люди выстраиваются в огромные очереди за бесплатными ведрами.
19:07 Похитителя редких книг в Петербурге приговорили к принудительным работам.

В каких случаях высокоэффективный сотрудник может принести вред компании:

Создание нереальных ожиданий: под новыми конструкциями «Газпрома» в Лахте прощупали почву.
Общий уровень вакантности в торговых точках Петербурга упал до исторического минимума.
Экстренные службы сообщили о сбитом беспилотнике над Петербургом.

Если вы нашли ошибку, выделите текст и нажмите