Командировка представляет собой важный и часто незаменимый компонент профессиональной жизни, требующий тщательной подготовки. Одним из основных аспектов этой подготовки является правильный выбор и сбор необходимых вещей. Прежде чем отправиться в поездку, критически важно составить список вещей, которые вам понадобятся, чтобы обеспечить комфортное и продуктивное время вдали от привычного дома.
Чек-листы: что взять в командировку на неделю, месяц или 2-3 дня?
Сборы в командировку могут быть непростым заданием. Вам нужно не только подготовить всю необходимую рабочую документацию, но и собрать чемодан с личными вещами. При этом крайне важно не забыть ничего важного. В противном случае успешное выполнение задач, поставленных на поездку, может оказаться под угрозой.
Опубликовано: 21.11.2019 Рубрика: Организация Автор: Светлана Субботина
Набор вещей, которые вам понадобятся в командировке, зависит от её продолжительности. Согласитесь, поездка на два дня и поездка на месяц — это совершенно разные вещи.
В данной статье мы представим полезные советы и чек-листы, которые помогут вам собрать все необходимое, чтобы ничего не забыть дома.
Как собраться в поездку: список вещей
В любом случае вам понадобятся вещи следующих категорий:
- документы;
- деньги;
- гигиенические принадлежности;
- одежда и обувь;
- электронные устройства (смартфон, ноутбук и др.);
- лекарственные средства.
Для командировок обычно берут с собой чемодан, сумку или крупный рюкзак. Важно, чтобы ваш багаж выглядел аккуратно и имел достаточную вместимость, но при этом не был излишне громоздким.
ВАЖНО! Особое внимание следует уделять надежности и прочности чемодана. Будет крайне неприятно, если он порвется в самый неподходящий момент, например, в зале ожидания.
На неделю
Начнем разбор с более продолжительных командировок — на неделю и более.
Деньги
Позаботьтесь о том, чтобы взять с собой достаточное количество наличных денег или убедитесь, что у вас есть доступ к банкоматам и платёжным системам, чтобы удовлетворить свои финансовые нужды во время командировки.
Документы
Обязательно разместите в вашей сумке паспорт, удостоверение личности, водительские права и любые другие документы, которые могут понадобиться для вашей идентификации и осуществления деловых операций.
Гигиенические принадлежности
В вашем багаже должны быть такие предметы как зубная щетка, паста, мыло, шампунь, кондиционер для волос, расческа, носовые платки и другие средства личной гигиены, чтобы поддерживать чистоту и свежесть во время поездки. Учтите, что в отеле обычно предоставляют мыло, шампунь и другие основные гигиенические принадлежности — если вы не используете какие-то специфические средства, их можно не брать с собой.
Парфюм
Если вы привыкли пользоваться парфюмерией, не забудьте взять свои любимые духи или туалетную воду, чтобы поддерживать приятный запах и свежесть в течение рабочего дня.
Косметика (для женщин)
Женщинам необходимо взять с собой базовую косметику, такую как помада, тушь для ресниц, пудра и т.д., чтобы выглядеть ухоженно и профессионально на деловых встречах и мероприятиях. Не забудьте также о skincare-средствах и продуктах для выравнивания тона кожи.
Электроника
Не забудьте захватить с собой ноутбук, смартфон, зарядные устройства, наушники и другую необходимую электронику для работы, общения и развлечений в поездке. Обязательно убедитесь, что зарядные устройства для всех устройств находятся с вами. Если у вас ограниченное количество места в багаже, отложите ненужную технику; к примеру, стоит заменить электробритву на обычные станки — они занимают меньше пространства.
Одежда и обувь
Подбор подходящей одежды и обуви для длительных командировок требует внимания к комфорту, функциональности и стилю. Вот несколько рекомендаций по выбору:
- Удобство. При выборе одежды и обуви отдавайте предпочтение удобным вариантам. Избегайте тесных или неудобных вещей, которые могут ограничивать движения. Хорошими материалами будут хлопок или лен, которые обеспечивают воздухопроницаемость и комфорт.
- Деловой стиль. Не забывайте также про деловые образы, возьмите несколько комплектов деловой одежды для встреч.
- Многофункциональность. Одежда и обувь, которые можно надевать в различных ситуациях, будут особенно полезны при длительных командировках. Например, выберите платье или рубашку, подходящую для деловых встреч и менее формальной обстановки.
- Универсальные цвета. Стремитесь подбирать нейтральные цвета, такие как черный, серый, бежевый или темно-синий. Эти оттенки легко комбинировать между собой, что позволит вам создать множество образов с минимальным количеством одежды.
- Погодные условия. Учитывайте климат региона, куда вы направляетесь. Если прогнозируется холодная погода, возьмите теплые вещи, включая пальто, шапку и перчатки. А при высоких температурах выбирайте легкие и дышащие ткани.
- Удобная обувь. Обувь должна быть функциональной и комфортной. Выберите пару, обеспечивающую хорошую поддержку стопы и амортизацию, особенно если вам предстоит много ходить. Не забудьте про деловые туфли для встреч.
- Слойный подход. Подбор одежды с возможностью многослойного сочетания позволит адаптироваться к изменяющимся погодным условиям. Например, легкая куртка или свитер могут быть полезны в случае похолодания.
На 2-3 дня
Что взять с собой, если командировка занимает всего пару дней?
Техника
Обязательно возьмите с собой телефон, наушники и, возможно, ноутбук. Также скорректируйте список гаджетов, которые вы используете в повседневной жизни. Не забудьте свои зарядные устройства.
Одежда
Поскольку вы, скорее всего, не планируете стирку, возьмите достаточно нижнего белья и носок (количество дней плюс один комплект). В одежде не стоит переусердствовать — один деловой костюм, один комплект для прогулки и пара запасных футболок будет вполне достаточным. Также не забудьте взять верхнюю одежду в зависимости от прогноза и вещи на случай похолодания, например, свитер или ветровку.
Парфюм и косметика
В этом случае стоит взять только действительно необходимое — походный набор косметики, ваши любимые духи в небольшом объеме, зубную пасту и щетку. Мыло и шампунь можно оставлять — обычно такие средства предоставляются в гостинице. Обязательно возьмите расческу, но фен можно не брать, так как он также доступен в отеле. Бритву и запасные станки можно оставить, ведь за три дня щетина не успеет вырасти так сильно.
Лекарства
Если вы принимаете регулярные лекарства или у вас есть особенности в здоровье, убедитесь, что у вас есть достаточный запас медикаментов на весь срок командировки. Заранее запланируйте антигистаминные препараты и жаропонижающие средства.
Основные вещи, которые стоит взять в командировку
Есть вещи, которые абсолютно необходимы. Сюда относятся:
- документы;
- одежда;
- электроника;
- средства личной гигиены и медикаменты.
Если ваша поездка предполагает длительное путешествие, могут понадобиться и продукты питания, а также вода.
Документы
Если вы отправляетесь в пределах Российской Федерации, с собой должны быть следующие важные документы:
- национальный паспорт;
- билеты;
- папка с данными о бронировании гостиницы;
- список рабочих адресов и телефонов;
- командировочные документы и другие важные бумаги.
Если вам предстоит управлять автомобилем по работе, также позаботьтесь о водительских правах. На всякий случай к основным документам рекомендуется взять медицинский полис и СНИЛС — они могут понадобиться в случае болезни и необходимости обращения в поликлинику.
Если сотрудник отправляется за границу, не забудьте взять все соответствующие документы для въезда в страну назначения. Это может быть заграничный паспорт и виза, если между Российской Федерацией и страной назначения существует визовый режим.
ВНИМАНИЕ! Перед выездом желательно сделать 2–3 ксерокопии всех важных документов и положить их в разные места. В случае утери оригиналов копии помогут в решении неприятной ситуации, связанной с их потерей.
Одежда
Перед поездкой выясните, какая погода ожидается в городе назначения, и соберите соответствующий пакет одежды. Например, для летнего времени стандартный набор одежды может включать:
- 1–2 деловых костюма;
- 3–4 рубашки;
- домашняя одежда для отеля или квартиры;
- нижнее белье и носки.
Этот перечень подойдет для офисных работников. В случае, если работа связана с другими сферами (строительство, сельское хозяйство, геологоразведка), набор одежды следует выбирать исходя из конкретных требований и условий работы.
Для удобства рекомендуется взять с собой компактный утюг или хотя бы отпариватель. Во время поездки ваши вещи могут помяться, и будет необходимо их погладить. Обычно можно попросить такие принадлежности в отеле, но они могут быть и не предоставлены.
При формировании одежды учитывайте, будет ли возможность стирки. Если такой возможности нет, составьте комплект, который позволит вам оставаться в чистой и свежей одежде на протяжении всего времени командировки.
Не следует брать с собой много обуви — достаточно одной-двух пар на сезон и сменной обуви для гостиницы. Также, возможно, пригодится легкая сменная обувь для рабочего кабинета. Если планируете работать в специфических условиях, заранее позаботьтесь о подходящей обуви для этих условий.
ВНИМАНИЕ! Не стоит брать туфли, которые ни разу не надевались. Они может оказаться неподходящими по размеру или быть неразношенными — при дальнейшем ношении это может вызвать дискомфорт.
Техника и электроника
Помимо смартфона, необходимо захватить технику, которая вам потребуется для выполнения рабочих задач. Это может быть ноутбук, планшет или другие устройства — всё зависит от ваших потребностей. Исключением могут быть случаи, когда работодатель предоставляет всю необходимую электронику.
Советы по упаковке вещей
Вещи можно упаковывать:
- В дорожной сумке. Это самый распространенный способ благодаря своей экономичности и вместимости. Однако этот метод имеет свои минусы: мягкий материал сумки может привести к помятости вещей и повреждению хрупких предметов.
- В чемодане. Жесткий корпус надежно защищает вещи, но, как правило, чемоданы тяжелее и менее удобны для транспортировки.
- В сумке на колесиках. Эта разновидность способа имеет жесткий корпус чемодана, но удобнее в использовании. Однако ручка и колеса могут помешать размещению в узком багаже (например, в автобусе).
- В рюкзаке. Удобный метод, подходит только при небольшом объеме вещей.
Обратите внимание, что не только выбор сумки имеет значение, но и правильная упаковка перевозимых вещей. Это сэкономит пространство и убережет предметы от повреждений. Разные вещи требуют особого метода упаковки.
Методы упаковки вещей
Выявлено несколько методов упаковки. У каждого из них есть свои плюсы и минусы, в зависимости от ситуации, поэтому универсального метода не существует.
Целлофановые пакеты.
Этот способ особенно подходит для одежды. Прозрачные целлофановые пакеты защитят ее от пыли и грязи, а также влаги. Они достаточно прочные и редко рвутся, таким образом обеспечивая сохранность содержимого.
Лучше всего разделить разные предметы одежды по пакетам: например, уложите рубашки в один, носки и нижнее белье — в другой, брюки — в третий. Это позволит рассортировать вещи и предотвратит их излишнее смятие. Кроме того, в случае непредвиденной ситуации, если что-то прольется, содержимое одного пакета будет защищено от попадания влаги на остальные пакеты.
Пластиковые контейнеры.
Небольшие пластиковые контейнеры подойдут для перевозки лекарств, средств личной гигиены и косметики. Такая упаковка защищает их от механических повреждений и предохраняет от пыли. Хотя она не является водонепроницаемой, она сможет защитить содержимое при небольшом попадании влаги.
Пакет с зиплоком.
Эта упаковка необходима для предметов, которые должны быть надежно защищены от влаги, в первую очередь — для документов и денежных средств. Если это важные бумаги, лучше запаковать их в два пакета сразу, чтобы в случае протечки первого второй стал надежной защитой.
ВНИМАНИЕ! Документы и деньги рекомендуется помещать в ручную кладь, которая будет всегда при вас. Это минимизирует риск их повреждения, потери, а также позволит не тратить время на тщательную упаковку.
Стретч-пленка.
Можно завернуть в неё продукты питания, которые вы берете с собой. Также она подходит для упаковки твердых предметов. При необходимости стретч-пленку можно использовать вместо зиплоков для защиты важных бумаг, обернув их несколькими слоями. Этот метод даже более надежен в плане защиты от влаги.
Как эффективно организовать пространство в багаже
Итак, вещи собраны, и настало время уложить их в чемодан или сумку. Однако это может быть сложной задачей, особенно если ваш багаж небольшой. Вот несколько рекомендаций, которые помогут вам оптимально организовать пространство:
Цель командировки
Командировка может иметь различные цели. Вот несколько наиболее распространенных:
- Обмен опытом — участие в семинарах, круглых столах, симпозиумах;
- Демонстрация достижений — представление товаров и услуг на выставках и отраслевых ярмарках;
- Бизнес-встреча — установление партнерских связей с другими компаниями;
- Обслуживание и ремонт оборудования по гарантии.
Также командировка может быть оформлена, если сотрудник отправляется на курсы повышения квалификации по указанию работодателя.
Обмен опытом предполагает официальное деловое общение. Необходимо взять с собой костюм для основного мероприятия, а также сменное одеяние в зависимости от программы: визит в театр, прогулка на яхте, экскурсия по городу.
Для выставок можно выбирать классический костюм или оформить специальную униформу с логотипом вашей компании. При этом положите в чемодан удобную обувь — длительная стояка на ногах может быть весьма утомительной.
Важная бизнес-встреча подразумевает обмен подарками. Подберите данный презент заранее, учитывая статус принимающей стороны и количество участников. Это может быть универсальный подарок или индивидуальный для мужчин и женщин. Проверьте список необходимых документов — убедитесь, что они у вас под рукой, если планируется подписание договора или контракта. Убедитесь, что проект соглашения согласован и готов для обсуждения.
Если вам предстоят полевые работы или ремонт, не забудьте положить в сумку униформу, средства индивидуальной защиты и инструменты.
Список вещей в командировку в зависимости от срока
Что взять с собой в командировку, также зависит от ее продолжительности. Поездка на месяц или несколько недель требует другого подхода, чем одно-дневная командировка.
Что взять в командировку на 3 дня
Если командировка составляет два-три дня, старайтесь взять минимум вещей. Ваш список должен включать следующее:
- Один деловой костюм;
- Комплект сменного белья;
- Гигиенические приналежности: зубная паста, щетка, бритва;
- Косметические средства — для женщин.
Вопрос о том, стоит ли брать халат, зависит от уровня гостиницы, где вы планируете остановиться. Уточните этот момент на сайте отеля. Информация о наличии халатов обычно указывается в описании номеров.
Вместо большого чемодана можно взять небольшой дорожный багаж. Из техники достаточно смартфона, а при необходимости — и ноутбука.
Что брать в командировку на неделю
Для поездок длительностью от пяти до семи дней также не требуется много вещей. Однако стоит собираться тщательно, чтобы ничего не забыть.
Заведомо подготовленный список значительно облегчит задачу. В него должны входить следующие пункты:
- Деньги: небольшая сумма в наличных и остальное на карте. Эта сумма должна быть достаточной для проживания, питания, а также для оплаты экскурсионных услуг, если они предусмотрены программой, и других возможных расходов;
- Документы: паспорт, билеты на самолет, поезд или другой транспорт, пропуск, медицинский полис;
- Средства гигиены: без них не стоит отправляться в поездку. Вам понадобятся шампунь, зубная паста и щетка, расчёска, духи или туалетная вода, бритва, маникюрные принадлежности. Не забудьте об увлажняющих салфетках — они помогут избавиться от загрязнений и пятен;
- Одежда: подберите по погоде и учтите статус мероприятия. Уточните температуру воздуха в месте пребывания, проверьте прогноз на наличие осадков. Упакуйте в чемодан пару костюмов, сменное белье и удобную обувь.
Наличие небольшого отпаривателя или мини-утюга значительно минимизирует возможность появления неловких ситуаций с помятыми вещами вдали от дома. Не забудьте продумать и еду: собирайте не только одежду, но и несколько перекусов, например, бутерброды и напитки. Людям, принимающим постоянные медикаменты, важно не забыть взять их с собой.
Что взять в командировку на месяц
Месяц — это значительный срок, и вам потребуется взять гораздо больше вещей, чем для более короткого периода. В противном случае вам придется приобретать недостающие предметы, что чревато дополнительными расходами.
Чтобы организовать запакованные вещи по категориям, предлаю следующую структуру:
- Документы: паспорт, полис, права, билеты, служебные приказы, пропуски и их ксерокопии;
- Электронные устройства: телефон, ноутбук, все необходимые зарядные устройства к ним, флеш-карта;
- Средства для личной гигиены: мыло, мочалка, шампунь, ножницы, расчёска, паста и щетка, бритва и пена, если вы планируете самостоятельно стирать — порошок или гель;
- Одежда и обувь по сезону, а для мужчин — брюки и пиджаки, ремни, галстуки, наручные часы, джинсы; для женщин — костюмы, платья, юбки, аксессуары, сумка и клатч, а также повседневная одежда;
- Лекарственные средства на случай простуды, аллергии, расстройства желудка и головной боли. Остальные медикаменты — исходя из личных потребностей и терапевтической необходимости.
Личные и рабочие документы
Паспорт
Про паспорта (внутренний для поездок по России и заграничный для зарубежных командировок) вы, вероятно, уже знаете: без этого основного документа далеко не уехать.
К сожалению, от потери паспорта никто не застрахован. Рекомендуется заранее подготовить несколько ксерокопий и взять их с собой. Также можно хранить сканы документов в облачном хранилище.
Водительские права
Если в ходе командировки планируете арендовать автомобиль, не забудьте захватить с собой водительское удостоверение. Имейте в виду, что для поездок в другие страны могут потребоваться международные права, которые действуют только в паре с вашими национальными правами.
Медицинский полис и СНИЛС или страховка
Все эти документы могут существовать в электронном виде, но на всякий случай лучше взять физические карточки СНИЛС и ОМС с собой в поездки по России, так как они могут понадобиться, если потребуется помощь врача. Для международных поездок рекомендуется оформить медицинскую страховку и заранее записывать контактные данные компании для получения помощи.
Бронирование отеля и билеты
Помимо сохраненных на мобильном телефоне броней и билетов, настоятельно рекомендую распечатать их и на бумаге: на всякий случай, если возникнут проблемы с доступом к информации, например, на ресепшене гостиницы.
Рабочие документы
Сразевременнно узнайте, какие документы необходимы для вашей командировки. Часть документов (например, контракты) можно распечатать и сложить в папку, чтобы избежать их повреждения. Все остальные — храните в облачном хранилище для упрощения доступа. Не забудьте проконсультироваться с коллегами в бухгалтерии, потребуются ли им выписки и чеки из отелей для закрытия отчетных документов.
Гаджеты
Смартфон
Вряд ли кто-то отправится из дома без смартфона. Тем не менее перед поездкой стоит проверить состояние аккумулятора и освободить немного памяти на устройстве для хранения важных файлов, фотографий и видео. Будьте осторожны при поездках в другие страны: узнайте заранее условия вашего роуминга и отключите все ненужные тарифы.
Ноутбук
Ноутбук считается одним из основных спутников в командировках, наряду со смартфоном. Для поездок лучше всего подойдут компактные, но продуктивные модели, которые смогут справиться с несколькими презентациями или конференциями и выдержать просмотр фильма перед сном. Многие производители предлагают устройства, которые удобно брать с собой даже в экстренных ситуациях. Например, вам может понравиться модель HUAWEI MateBook D16 2024. Этот ноутбук имеет компактные размеры (17 мм) и легкий вес (1,68 кг), что позволяет ещему находиться среди ручной клади. MateBook D16 2024 обеспечивает высокую производительность благодаря процессору Intel Core 13-го поколения, двухканальной оперативной памяти, высокоскоростному SSD-накопителю до 1 ТБ и мощной видеокарте. На безрамочном 16-дюймовом дисплее (с защитой для глаз) можно открывать несколько окон и располагать их рядом — с графиками, необходимыми данными и веб-страницами. Ноутбук можно раскрывать на 180 градусов, что упрощает демонстрацию материалов коллегам. В дополнение, аккумулятора достаточно, чтобы работать до 15 часов без подзарядки в режиме воспроизведения видео.
Планшет
Эти изделия подойдут для выполнения мелких задач, просмотра фильмов в пути или записей. Если у вас есть устройство HUAWEI, вы можете легко интегрировать его с ноутбуком (и другими устройствами данного бренда) посредством технологии Super Device.
Зарядки, пауэрбанк, переходники
Не забудьте взять все необходимые зарядные устройства и шнуры. Изучите, отличаются ли типы розеток в стране назначения. Если различия есть, уточните наличие переходников в гостинице. Не забывайте, что большинство авиакомпаний допускают перенос портативных аккумуляторов только в ручной клади.
Наушники
Беспроводные наушники займут немного места в багаже, но окажут большую пользу в поездке, чтобы насладиться музыкой или прослушать аудиокниги. Они тоже необходимы для участия в конференц-связи с коллегами. В случае возможной необходимости срочного совещания, которые могут застать вас в аэропорту, поезде или автомобиле, вам поможет функция AI Sound на ноутбуке HUAWEI MateBook D16 2024, способная подавлять посторонние звуки и усиливать голос.
