Чем занимается помощник руководителя. Кто такой личный помощник руководителя

В современном мире, где многие российские компании работают в глобальном масштабе, владение иностранным языком (или даже несколькими языками) стало необходимой квалификацией для соискателя, чтобы получить работу в качестве помощника руководителя в престижной компании.

Кто такой личный помощник руководителя

О ком идет речь? Личный помощник руководителя — это, по сути, правая рука главы компании или руководителя более низкого уровня: руководителя филиала, отдела, топ-менеджера. В любом случае основная задача такого помощника — облегчить работу руководителя.

На что следует обратить внимание? Функциональные задачи личного помощника могут сильно варьироваться в зависимости от индивидуальных потребностей работодателя. Тем не менее, такой сотрудник должен соответствовать определенным основным требованиям.

Общая характеристика должности личного помощника руководителя

Люди с опытом работы секретарями, делопроизводителями, офис-менеджерами, то есть те, кто достиг профессионального потолка в своей работе, но продвинуться дальше в карьерном плане структура организации не позволяет. Иногда личный помощник нанимается на неполный рабочий день клерком (юристом, переводчиком и т.д.).

Хороший помощник может сделать работу менеджеров более эффективной и сэкономить много рабочих часов. Он берет на себя большую часть рутинной работы, чтобы менеджер мог заниматься глобальными вопросами: Ведение бизнеса, укрепление внешних связей и стратегическое планирование.

Не все имеют представление о том, какими должны быть обязанности помощника современного руководителя. Многие до сих пор по старинке считают, что это скучно и неинтересно. Однако сегодня эти должности представлены руководящими должностями:

Менеджера-делопроизводителя, который осуществляет контроль документооборота компании, одновременно являясь секретарем и архивариусом.
Офис-менеджера, подчиняющегося непосредственно руководителю фирмы/отделения и высшему директорскому составу. На него возлагаются функции контроля первичной документации, некоторые секретарские и хозяйственные обязанности. «Хозяйка офиса» решает вопросы материально-технического снабжения и обеспечения нормальной работы сотрудников.
Секретаря-референта, которому обычно поручается вся «бумажная» и рутинная работа, связанная с документооборотом, обработкой входящей и исходящей почты, телефонными звонками.
Секретаря-ассистента, выполняющего обязанности личного помощника руководителя и подчиняющегося только ему. Как правило, он следит за документооборотом и исполняет поручения своего начальника.
Бизнес-ассистента или, как говорят, «правой руки» директора, управляющего или владельца предприятия. Выполняет поручения только своего руководителя, подчас играет роль заместителя директора, многие вопросы решает самостоятельно.

Полезный материал для менеджеров Деловой Среды

Ведущий онлайн-тренинга «Деловой среды».

Команда «Деловой среды» подготовила материалы, содержащие только самые эффективные методы и способы повышения оборота современных бизнес-менеджеров. 87% наших партнеров увеличили свой оборот в разы с помощью этих материалов! Мы хотим помочь как можно большему количеству предпринимателей осуществить свою мечту — вести успешный бизнес. Именно поэтому мы предоставляем этот сборник от нашей закрытой команды бесплатно. Скачайте его и начните использовать уже сегодня:

Контрольный список. 21 пункт для проверки финансового здоровья вашего бизнеса.

21 контрольный список: как делегировать задачи, чтобы они были выполнены правильно с первого раза.

Как увидеть общую картину компании через цифры.

Как найти точки роста компании.

Пожалуй, нет другой такой работы, где ответственность была бы настолько размыта и «растяжима». Личный помощник — это не работа, это призвание. Бывает трудно понять, какие навыки требуются и с какими вопросами придется столкнуться в процессе работы. Существует множество нюансов, которые необходимо индивидуально обсуждать с руководством.

Когда пора нанимать помощника

прибыль. У руководителя освобождается время, и он тратит его на получение дополнительной прибыли. В таком случае предпринимателю надо посчитать выгоду, которую он способен сгенерировать за период. А затем нанять помощника, стоимость времени которого меньше. Например, за час руководитель может закрыть сделку на 10 тыс. рублей. А стоимость часа работы ассистента – всего 400 рублей. Выгода очевидна;
закрытие пробелов. Даже хороший руководитель не может быть специалистом во всём. Некоторые задачи требуют глубоких знаний в узкой отрасли. Например, у владельца компании появляется много новых партнеров из арабских стран. Чтобы вести с ними дела, необходимо знать арабский язык и особенности менталитета. Директор мог бы потратить деньги и время на изучение новой культуры, но это было бы дорого и долго. Гораздо эффективнее нанять помощника со знанием арабского языка, достойно платить ему и уже сейчас заключать дорогостоящие контракты;
спасение от стресса. Некоторые задачи вызывают у руководителя плохое настроение. Некоторым не нравится сидеть за отчетностью, подавать налоговые декларации, проводить собеседования и увольнения. Ненавистные задачи снижают мотивацию и вовлеченность в работу. Если не делегировать их, эффективность всей работы упадет.

Это интересно: Какие обязанности у операторов механизированных и автоматизированных складов.

Если вы решили нанять помощника, вам необходимо решить, какие задачи следует поручить ему. Каждая задача может быть оценена по следующим критериям:

нужна ли вообще эта задача. Некоторые бизнес-процессы появляются в работе, хотя не влияют на итоговый результат. От них можно отказаться, никому не передавая;
насколько требуется помощь в выполнении задачи. Если руководитель не может справиться с ней самостоятельно, делегировать нужно. Но, если начальник может выполнить ее сам, нужно еще подумать, стоит ли делегировать;
что случится, если задача будет выполнена неправильно. Например, некоторые задачи влекут за собой подписание дорогостоящих контрактов. Если задача будет выполнена неправильно, компания потеряет деньги. Так как ставки высоки, следует хорошо подумать, стоит ли доверять ее другому человеку или лучше выполнять самостоятельно;
за что руководитель готов платить деньги ассистенту – за время, за экспертность, за мотивацию. Это поможет рассчитать размер зарплаты работника и оценить экономическую целесообразность найма.

Чтобы понять, какие задачи можно поручить помощнику, необходимо составить список задач, которые можно поручить:

являются простыми, носят технический или вспомогательный характер;
являются рутинными, регулярно повторяющимися;
подготавливают мероприятие или проект;
относятся к той отрасли, в которой руководитель не силен;
отнимают много времени, потому что не приносят удовольствия и предприниматель неосознанно затягивает процесс.

Затем необходимо выделить из списка задач те, которые менее сложны для выполнения. Эти задачи затем составляют основу должности помощника.

Кто такой ассистент руководителя

Далеко не во всех компаниях есть такая штатная должность, как помощник руководителя. Часто эту должность путают с секретарем или делопроизводителем. Однако обязанности у них разные.

Помощник должен обеспечивать начальника всем необходимым для его работы. В первую очередь, это отчеты и информация о текущем состоянии дел в компании или отделе. Однако для эффективной работы боссу необходимы и более обыденные вещи, такие как питание в течение рабочего дня или канцелярские принадлежности. Предоставляя все необходимое, помощник становится правой рукой своего начальника: без него невозможна нормальная работа начальника, а значит, и всего его отдела.

Чем крупнее компания, тем больше задач берет на себя менеджер или старший менеджер. Роль помощника становится еще более важной. Помощники, которые хорошо выполняют свою работу, ценятся руководством и получают материальное вознаграждение. Однако фиксированного пятидневного графика работы не существует: если у начальника возникает срочное дело вечером или в выходные, он звонит своему помощнику. Однако ненормированный рабочий день и разнородные задачи делают работу исполнительных помощников изнурительной.

Образование

В настоящее время существует высшее профессиональное образование по специальности 032001 «Документоведение и делопроизводство» и среднее профессиональное образование по специальности 0611 «Документоведение и делопроизводство». В настоящее время существует несколько учебных заведений, которые проводят обучение по этим специальностям.

В настоящее время около 80 вузов страны готовят специалистов по управлению документами. Традиционно высоко ценятся работодателями выпускники Государственного университета управления и Историко-архивного института РГГУ.

Специалисты с высшим языковым образованием, такие как филологи и переводчики, также весьма успешны в этой профессии.

Если говорить о курсах, на которых готовят секретарей и помощников руководителей с различными сроками обучения на базе высшего или среднего образования, то одними из лучших являются следующие:

отраслевой центр повышения квалификации Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ОПЦК ВНИИДАД), который осуществляет профессиональную переподготовку по архивоведению и документационному обеспечению управления, делопроизводству (по результатам обучения выдается диплом государственного образца);
курсы повышения квалификации помощников руководителей, секретарей-референтов Российской академии государственной службы при Президенте Российской Федерации (РАГС);
курсы Международного Центра Обучения при Колледже МИД РФ, преобразованном в 1993 году из престижнейших в СССР Курсов стенографии и машинописи при МИДе;
Учебный центр документационного обеспечения управления при «Гильдии Управляющих Документацией» (по окончании курсов слушателям выдается удостоверение государственного образца).

Это интересно: Не знаю, чего хочу от жизни

Интенсивные вводные курсы предлагают Школа исполнительных помощников Национальной гильдии профессиональных консультантов и Высшая школа подготовки секретарей.

Несмотря на обилие и разнообразие различных учебных заведений, занимающихся подготовкой канцелярского и секретарского персонала, отсутствие адекватной подготовки, а также отсутствие подготовки для секретарского персонала остается одной из самых острых проблем. По этой причине 10 ноября 2007 года в Санкт-Петербурге состоялась конференция по кадровым вопросам в государственных и муниципальных службах и организациях всех форм собственности, посвященная этой проблеме. Секретарь, референт, офис-менеджер, личный помощник». Одна из целей конференции была сформулирована так: «Привлечь внимание общественности к необходимости совместной работы общества, государства и бизнеса для решения проблем подготовки квалифицированных кадров».

Смежные карьеры

Говоря о смежных профессиях, в первую очередь следует упомянуть профессию секретаря, из которой в соответствии с потребностями времени развилась специальность «личный помощник» или «личный помощник руководителя». К смежным профессиям также относятся все административные профессии: координаторы, телефонисты, консультанты, секретари, офисные клерки, офис-менеджеры и помощники секретарей.

К основным задачам административного помощника относятся следующие:

Работа с документами (информационно-документационное обслуживание): • прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, качественное их редактирование; • прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и последующая передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; • ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов, подготовка проектов докладов, отчетов и других материалов, необходимых для работы руководителя; • формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив; • оперативное хранение документов в ходе исполнения и до передачи в архив; • контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль; • ведение контрольно-регистрационной картотеки.
Работа организационная (бездокументное обслуживание): • прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и тому подобное); • создание «телефонного имиджа» компании и руководителя, ограждение руководителя от ненужных посетителей и звонков, самостоятельное принятие решений по переадресации и завершению звонков; • обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе; • организация и координация встреч руководителя, разработка наиболее рационального порядка и процедуры работы начальника; • подготовка заседаний, советов и других совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов совещаний; • организация презентаций и представительская деятельность; • организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников; • исполнение личных поручений (выбор подарков деловым партнерам, поиск гувернантки для детей руководителя и тому подобное).

Обязанности исполнительного помощника зависят от размера компании, стиля управления и стандартов компании. Например, в небольших компаниях, помимо своих обязанностей, исполнительный помощник часто отвечает за поддержку администрации офиса, координацию работы курьеров/директоров/менеджеров, подготовку основных бухгалтерских документов и выполнение обязанностей менеджера по персоналу. В крупных компаниях управляющему директору часто помогают не один, а два человека: офис-менеджер, который отвечает за техническую обработку рутинной работы, телефонные звонки и другие рутинные вопросы, требующие постоянного присутствия в офисе, и координатор — личный помощник, который организует рабочий день управляющего директора, планирует встречи и совещания и сопровождает его в деловых поездках.

Это интересно: Ухожу красиво: как уволиться с работы, чтобы не пожалеть

Планирование и организованность

Эффективное управление временем — ключ к успеху. Эффективное управление временем — ключ к успеху. Умение расставлять приоритеты, откладывать второстепенные проекты и концентрироваться на глобальных вопросах — это навыки, которые повышают эффективность работы исполнительного помощника. Это влияет на эффективность работы компании. Задачи постоянно меняются. Чтобы успевать вовремя, нужно работать по четко составленному плану.

Владение передовыми компьютерными технологиями

Компьютерные технологии быстро развиваются. Если вы будете идти в ногу со временем и активно осваивать новые навыки, это сделает вас еще более конкурентоспособным на вашей работе. Облачные хранилища, системы удаленного управления персоналом и программное обеспечение для бизнес-анализа и планирования — это инструменты для ведения успешного бизнеса. Освоение таких навыков положительно влияет на эффективность работы исполнительного помощника. Организаторы бизнес-конференций часто обращают внимание на навыки работы с компьютером.

Умение хранить деловые и личные секреты, слушать и поддерживать босса повышает ценность сотрудника. В обязанности помощника входит:

планирование и регулирование времени руководителя;
корректировка рабочего плана с учетом изменения ситуации;
поиск решений и резервов, обоснованные рекомендации начальнику по поводу решения текущих вопросов;
курирование бизнес-проектов;
участие в процессах управления, в том числе выполнение распоряжений начальника, контроль исполнения поручений рядовыми сотрудниками;
своевременное информирование руководителя о ситуации в компании;
организация связи с представителями СМИ и деловых встреч;
понимание стиля управления начальника, лояльность и построение успешной коммуникации;
формирование позитивного имиджа компании посредством маркетинга и рекламы. Эффективные маркетинговые приемы можно освоить на VI Всероссийском форуме по торговому маркетингу и ритейлу, который пройдет в Москве в марте 2023 года. Присутствие на форуме маркетологов – возможность узнать передовые практические решения по продвижению товаров и услуг;
организация и проведение пресс-конференций и презентаций;
подготовка и контроль текущей документации – финансовой, бухгалтерской, деловой. Работа с конфиденциальными и юридическими документами;
работа с персоналом, формирование командного духа в коллективе, создание благоприятного психологического микроклимата.

Хороший исполнительный помощник должен уметь делегировать задачи рядовым сотрудникам. Делегирование неважных задач другим сотрудникам оставляет больше времени для решения важных вопросов.

Как стать личным ассистентом?

Если вы обладаете вышеперечисленными навыками, то без колебаний можете претендовать на работу в качестве личного помощника. В настоящее время такие вакансии доступны как в офисе, так и в домашнем офисе. Если у вас нет какого-либо навыка, вы можете обучиться ему на бесплатных онлайн-курсах. Особенно это касается офисного программного обеспечения.

Персональные ассистенты часто должны иметь опыт работы секретарем. Если это не так, вас могут нанять в небольшую компанию. На этой работе вы также сможете набраться опыта, даже если зарплата на первых порах будет невысокой. По мере накопления опыта вы сможете перейти в более крупную компанию.

В Интернете также есть сайты, на которых можно нанять личных помощников и получать деньги за каждую работу. Примером такого сайта является Quirk Exchange. Вам нужно зарегистрироваться на нем, разместить свои услуги в каталоге и ждать заданий.

Есть и другие сайты, на которых можно зарабатывать деньги в Интернете. Вот их обзор.

Где искать работу?

Обычные офисные вакансии можно найти на сайтах HH.ru и Яндекс.Работа.
В интернете есть сервисы удаленных помощников, куда периодически ищут новых ассистентов. Можно отслеживать их вакансии. Примеры таких сервисов: Want и Ellie.pro.
Если вас интересует удаленная занятость, то такие предложения можно посмотреть на сайте Kadrof.ru. Здесь размещаются вакансии удаленной работы, в том числе для личных ассистентов руководителя.